方法论 ·

时间管理四象限法则,简单实用助你完美管理日常事务

时间管理四象限法则,简单实用助你完美管理日常事务 方法论 第1张

时间管理四象限法则,简单实用助你完美管理日常事务 方法论 第2张

今天段飞飞分享的时间管理四象限法则适合以下几种小伙伴:

  1. 从未接触过时间管理,想要了解什么是时间管理
  2. 想要改掉做了一会工作或者学了一会就去玩的坏习惯

  3. 日常学习工作生活杂乱,忙了一天但感觉毫无收获
  4. 想要列计划但感觉无从下手,不能区分事情的重要性和紧急性
  5. 只会简单地将每天要做的事按照时间顺序安排或个人喜好分成12345点…

  6. 列过计划但是事情太多,最终还是放弃列计划

 

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时间管理

时间管理(Time Management):
用技巧、技术和工具帮助人们完成工作,实现目标
时间管理并不是要把所有事情做完,而是更有效地运用时间
时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外,另一个很重要的目的是决定什么事情不应该做
时间管理不是完全的掌控,而是降低变动性
时间管理最重要的功能是通过事先的规划,做为一种提醒与指引

由此可见,培养良好的时间管理习惯有助于小伙伴有效运用时间,区分事情的重要性和紧急性,降低事情的变动性,更高效地完成工作,实现计划。

简而言之,时间管理是一种决定什么事情重要,什么事情不重要,以及各种事情怎么分配时间的能力。

 

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重要性和紧急性

美国前总统德怀特·艾森豪威尔曾说:I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent。我手中的待办事项可分为两个种类,“紧急”和“重要”,紧急的事情不会重要,重要的事情永远不会紧急。

实际生活中,因为各种各样的事情变动性,大部分小伙伴很难做到像他一样紧急的事不会重要,重要的事不会紧急。

但我们可以从中得知,事情可以按照重要性和紧急性分为四类:重要且紧急,重要不紧急,不重要但紧急,不重要也不紧急。

举一些小例子:

1.重要且紧急:
这类事情的特点是急需解决的重要问题,有截止期限
如:危机、生病住院、需要立即处理的上级安排的重要任务、准时完成的工作
2.重要不紧急:
这类事情的特点是对自身长远发展有利,短期内的影响不大,但不做或拖延做容易发展成重要且紧急的事情
如:上课、上班、参加培训、锻炼、保持身体健康、人际关系、制定计划
3.不重要但紧急:
这类事情的特点是对自己而言是小事情,并不重要,但有时间的限定或者催促
如:临时聚餐、临时讨论事情、突然的拜访、意外的电话

4.不重要也不紧急:
这类事情的特点是单纯浪费时间、坏处大于好处的事情
如:看没有内涵没有营养但容易上瘾的小说和节目,沉迷游戏,无建设性的闲聊

问题来了关注段飞飞的公众号并每天浏览学习、分享感悟属于什么事情?留言区等候小伙伴的回复。

当小伙伴将日常的事情按照上面的分类方法分好后(什么?你还没做自己的事情分类,赶快做!),便成为了初级的时间管理小达人。

那接下来做什么呢?

 

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四象限法则

仅仅是分好类了还不够,就像你给计划取好了超级炫酷的名字,还要知道如何执行,能执行的计划才是好计划。

当小伙伴分好类后,四象限法则也就初具雏形,大概就是下面这个样子。

时间管理四象限法则,简单实用助你完美管理日常事务 方法论 第3张

 

既然是时间管理四象限法则,那么段飞飞在这里给出一种四象限法则的时间管理方法,也是最基础最简单实用的时间管理方法。

时间管理四象限法则,简单实用助你完美管理日常事务 方法论 第4张

  1. 对于重要且紧急的事

    小伙伴应当立刻去完成,使用20%-25%的时间去做,但切忌花费太多的时间在重要且紧急的事情上,因为这不仅会导致事情没有完美解决,还错过了截止时间。
    对于这类事情,我们要在短时间内尽自己最大的努力,先完成,再考虑完美,完成总是要优先于完美,如有剩余时间再去完善。

  2. 对于重要不紧急的事

    小伙伴要使用75%-80%的时间去重点做,这类事情是对我们自身长远发展的投资,虽然不紧急,但切忌拖沓,因为这类事情极易因为小伙伴的拖沓,而变成了重要且紧急的事。
    举个例子,如果小伙伴平时没有认真学习工作,等到了考试考核,就会慌慌忙忙地紧张“复习”(所以,每天来段飞飞这看看学学,留言分享感悟,有早一日,倘若能解决小伙伴的问题,万分荣幸)。

  3. 对于不重要但紧急的事

    小伙伴使用1%-5%的时间去做,因为紧急感可能会让小伙伴产生“这件事很重要”的错觉,实际上就算重要也是对别人而言。
    如果花太多的时间在这类事上,其实是在满足别人的期望与标准
    所以能不做就不做,要做也要和他人一起分担,减少自身的压力和时间的损失。

  4. 对于不重要不紧急的事

    不要做!
    如果小伙伴在完成了上面三类事后,可以做一点(时间分配<1%)不重要不紧急的事,也就是看剧、玩游戏、刷视频和小说,适当的休闲有利于放松心情,过度沉迷就是加重负担。

小伙伴,段飞飞把时间管理四象限法则给你了,“维护世界和平”的重任我相信你能行!

 

时间管理四象限法则,简单实用助你完美管理日常事务 方法论 第5张

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